SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
1.1. turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą arba iki 1995 metų įgytą specialųjį vidurinį išsilavinimą;
1.2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;
1.3. būti susipažinęs ir išmanyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Lietuvos Respublikos įstatymus, Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius savivaldybės veiklą, darbo santykius, oficialių dokumentų valdymą, tarnybinio protokolo, tarnybinio etiketo ir kalbos kultūros reikalavimus;
1.4. išmanyti Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;
1.5. mokėti rengti teisės aktų ir kitų dokumentų projektus;
1.6. gebėti savarankiškai organizuoti darbą, atlikti užduotis, rasti sprendimus savo veiklos sferoje, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas, planuoti, organizuoti savo veiklą;
1.7. mokėti dirbti kompiuteriu pagal bazinius kompiuterinio raštingumo reikalavimus, gebėti naudotis teisės aktų ir kitų dokumentų paieškos sistemomis, reikiamomis duomenų bazėmis;
1.8. mokėti dirbti su Dokumentų valdymo sistema;
1.9. mokėti vieną užsienio kalbą (anglų, vokiečių, prancūzų, rusų) pažengusio vartotojo lygmens B1 lygiu.
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. vykdo administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo pavedimus, padeda organizuoti jų darbo dieną;
2.2. gauna administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo pavedimu iš savivaldybės institucijų vadovų ir darbuotojų reikiamus duomenis ir dokumentus;
2.3. rengia, spausdina, daugina administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo pavedimu reikiamus dokumentus ir, esant reikalui, įkelia juos į dokumentų valdymo sistemą;
2.4. rengia raštų, atsakymų į asmenų ar institucijų raštus, paklausimus projektus pagal administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo, skyriaus vedėjo pavedimus;
2.5. teikia administracijos direktoriui ir / ar direktoriaus pavaduotojui dokumentus pasirašyti ir vizuoti, surašo rezoliucijas dokumentų valdymo sistemoje;
2.6. rašo ir spausdina pasitarimų pas merą, administracijos direktorių, komisijų, darbo grupių, sudarytų mero potvarkiais ar administracijos direktoriaus įsakymais, protokolus;
2.7. tvarko administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo elektroniniu paštu gaunamus ir siunčiamus dokumentus, teikia jiems informaciją apie elektroniniu paštu gautus dokumentus;
2.8. tvarko ir teikia administracijos direktoriui informaciją ir dokumentus pasitarimams, susirinkimams ir atsako už jų teisingumą pagal savo kompetenciją;
2.9. rengia administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo posėdžių ir pasitarimų vedimo tvarką;
2.10. rengia ir spausdina sveikinimus, kvietimus, padėkas, padėkos raštus;
2.11. organizuoja ir koordinuoja administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo oficialių delegacijų, svečių, lankytojų priėmimą ir aptarnavimą, esant reikalui, rūpinasi suvenyrų, reprezentacinių dovanų paruošimu;
2.12. tvarko administracijos direktoriaus svečių, lankytojų priėmimo apskaitą;
2.13. organizuoja lankytojų apklausas jų priėmimo pas administracijos direktorių, direktoriaus pavaduotoją darbui tobulinti;
2.14. teikia administracijos direktoriui, direktoriaus pavaduotojui pasiūlymus dėl svečių, lankytojų priėmimo ir šio darbo tobulinimo;
2.15. pildo svečių, lankytojų priėmimo registrą skaitmeninėje laikmenoje;
2.16. tvarko skaitmeninėje laikmenoje priskirtus dokumentų registrus;
2.17. tvarko, kaupia, sistemina, archyvuoja jo žinioje esamus dokumentus;
2.18. tvirtina dokumentų kopijas pagal savo kompetenciją;
2.19. teikia pagal savo kompetenciją reikiamą informaciją asmeniškai, telefonu, raštu;
2.20. teikia informaciją administracijos skyriams apie organizuojamus pas administracijos direktorių ir / ar direktoriaus pavaduotoją pasitarimus, posėdžius, renginius;
2.21. rengia pusmečio, metų veiklos planus, ataskaitas ir teikia skyriaus vedėjui;
2.22. teikia pasiūlymus skyriaus vedėjui dėl savo darbo organizavimo;
2.23. tobulina teorines ir praktines žinias, įgūdžius, kitas profesines savybes ir gebėjimus;
2.24. inicijuoja viešuosius pirkimus, būtinus funkcijoms vykdyti;
2.25. pavaduoja skyriaus darbuotojus jų atostogų, komandiruočių ar kitais nebuvimo darbe laikotarpiais pagal atskirą administracijos direktoriaus įsakymą;
2.26. vykdo su skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio skyriaus vedėjo pavedimus tam, kad būtų pasiekti skyriaus tikslai ir įgyvendinti uždaviniai.